Inleiding
Welkom op de website van Vio. Je privacy en de veiligheid van je persoonsgegevens zijn erg belangrijk voor ons. We verzamelen en beheren je persoonsgegevens daarom met de grootst mogelijke zorg en nemen specifieke maatregelen om ze te beveiligen.
Hieronder vind je de belangrijkste informatie over onze verwerking van je persoonsgegevens in verband met je bezoek aan de websites https://www.vio.com (Boekingswebsite) en vio.com/careers (Carrièrewebsite) en het gebruik van onze diensten. We kunnen je ook doorverwijzen naar een website van derden waar je de beste hoteldeal kunt boeken (Website van derden).
We verwerken je persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming in jouw rechtsgebied, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we voor welk doel verwerken. We raden je aan het zorgvuldig te lezen. Als je vragen hebt, neem dan contact met ons op via privacy@vio.com.
Als je ons persoonsgegevens van een andere persoon verstrekt, bevestig je dat je het recht hebt om deze met ons te delen en dat je, waar vereist, de betrokken persoon hebt geïnformeerd en alle noodzakelijke toestemming hebt verkregen zodat wij deze gegevens in overeenstemming met dit privacybeleid kunnen gebruiken.
Houd er rekening mee dat aanbieders van accommodaties (zoals hotels, motels, appartementen, B&B's enz.) (hierna: "Hotel"), attracties, vervoersaanbieders, touroperators of andere reisaanbieders of aanbieders van gerelateerde producten of diensten die op de boekingswebsite beschikbaar zijn, een eigen privacybeleid kunnen hebben, gebruiken of toepassen naast het onderstaande privacybeleid van Vio.
Verwerkingsverantwoordelijke
Vio.com is een merk van FindHotel B.V., met statutaire zetel aan de Nieuwe Looiersdwarsstraat 17 (1017 TZ) te Amsterdam. Voor boekingen en activiteiten in de VS wordt Vio.com vertegenwoordigd door FindHotel LLC, met statutaire zetel te 112 Capitol Tr a324, Newark, DE 19711, USA. FindHotel B.V. (of wij) is de partij die verantwoordelijk is voor alle gegevensverwerking.
Verzamelen en verwerken van persoonsgegevens
Om onze service te verlenen zodat je de beste service krijgt, je de beste deals krijgt en om hotels te boeken, moeten we jouw persoonsgegevens verwerken. We verwerken alleen persoonsgegevens als we hiervoor een wettelijke basis hebben. De categorieën (persoons)gegevens die we verzamelen en verwerken wanneer je een hotel op de boekingswebsite bekijkt of boekt, zijn als volgt:
Contactgegevens voor het afronden van een boeking
We verwerken je voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en adres, gastgegevens (als de boeking voor iemand anders wordt gemaakt), speciale verzoeken en creditcardgegevens.
Contactgegevens voor het aanmaken van een lidmaatschapsaccount
We verwerken je persoonsgegevens die nodig zijn om een account aan te maken op Vio, zoals je voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en adres.
We slaan je persoonsgegevens op om ze automatisch opnieuw te gebruiken voor je volgende boeking. Als je een account aanmaakt met je Facebook- of Google-account, importeren we je gegevens van deze derde partij. Als je besluit je aan te melden met je Facebook- of Google-account, raadpleeg dan de volgende links voor informatie over hoe deze partijen de gegevens gebruiken die ze ontvangen: Facebook en Google.
Persoonsgegevens met betrekking tot vragen en verzoeken
We verwerken je naam, e-mailadres en de vraag of het verzoek dat je via het contactformulier op onze boekingswebsite hebt ingediend, om je vraag of verzoek te kunnen beheren.
Contactgegevens voor niet-commerciële berichten
We verwerken je e-mailadres voor niet-commerciële berichten, bijvoorbeeld om je te informeren over wijzigingen in dit privacybeleid of – als je een account bij ons hebt – over upgrades van je lidmaatschap.
Contactgegevens voor marketingactiviteiten
We verwerken je naam en e-mailadres om je commerciële berichten te sturen over onze reisgerelateerde producten en diensten, als je een boeking hebt gemaakt op onze boekingswebsite of op de website van derden. Je kunt je op elk moment afmelden door op de link 'uitschrijven' te klikken die in elke nieuwsbrief of andere commerciële communicatie is opgenomen, of door je uitschrijfverzoek per e-mail te sturen naar het volgende adres: inquiries@vio.com. Bovendien kunnen we jouw e-mailadres en/of telefoonnummer verwerken als je specifiek hebt aangegeven dat je speciale aanbiedingen wilt ontvangen.
Locatiegegevens
We kunnen informatie over je huidige geografische locatie verwerken wanneer je de boekingswebsite gebruikt op een mobiele telefoon of een ander elektronisch apparaat. We kunnen dergelijke gegevens alleen gebruiken om hotels voor te stellen die op dat moment het dichtst bij je zijn.
Browsegegevens
We kunnen informatie verwerken over hoe je onze boekingswebsite gebruikt met het apparaat waarmee je toegang krijgt tot onze boekingswebsite, zoals apparaatgegevens, loggegevens en andere gegevens over je gebruik van onze boekingswebsite.
Boekingsidentificatienummer (ID)
Als je een boeking hebt gemaakt op de website van derden, ontvangen we van de betreffende derde partij een boekingsidentificatienummer voor administratieve doeleinden.
Doeleinden van de verwerking en rechtsgrond voor de verwerking
We baseren ons op de volgende rechtsgronden om je persoonsgegevens te verwerken:
Voor het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst
We verwerken je persoonsgegevens voor het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst waarbij je partij bent, of om op jouw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst. Deze rechtsgrond legitimeert de verwerking van persoonsgegevens die plaatsvindt bij de volgende activiteiten:
Boekingen
We gebruiken je persoonsgegevens om je online boeking af te ronden en te beheren.
We delen de relevante reserveringsdetails met het hotel dat jij hebt geboekt. Afhankelijk van de boeking en het hotel, kunnen de details die we delen jouw voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en betaling omvatten, evenals alle andere informatie of voorkeuren die je hebt opgegeven toen je je boeking maakte.
We kunnen contact met het hotel opnemen als je een vraag of verzoek hebt over je boeking.
Als het hotel de betaling voor de boeking verwerkt, zullen we je creditcardgegevens doorsturen naar het geboekte hotel voor afhandeling.
We kunnen het hotel jouw contactgegevens verstrekken in het geval van een geschil met betrekking tot de boeking voor het hotel. Dit kan een kopie van de reserveringsbevestiging zijn als bewijs dat de boeking daadwerkelijk is gemaakt.
Een account aanmaken
We gebruiken je persoonsgegevens om een lidmaatschapsaccount aan te maken op Vio.
Je verzoeken beheren
We gebruiken je persoonsgegevens om de vragen en verzoeken die je via het contactformulier op onze boekingswebsite hebt ingediend, te beheren.
Je sollicitatiegegevens beheren
We gebruiken je persoonsgegevens om je sollicitatie voor een baan bij Vio te beheren.
Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen
We kunnen jouw persoonsgegevens verwerken als we dit moeten doen om te voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals het bijhouden van gegevens voor belasting of het verstrekken van informatie aan een overheidsinstantie of wetshandhavingsinstantie.
Voor ons gerechtvaardigd belang
We verwerken je persoonsgegevens wanneer dit in ons gerechtvaardigd belang is om een rechtmatige onderneming te voeren en die onderneming te promoten en te innoveren, zolang dit belang niet zwaarder weegt dan jouw belang. Voorbeelden van de hierboven genoemde 'gerechtvaardigde belangen' zijn:
- Voorkomen van fraude of criminele activiteiten: We kunnen je persoonsgegevens verwerken om fraude en criminele activiteiten te voorkomen.
Gebaseerd op jouw toestemming
In sommige gevallen zullen we je uitdrukkelijke toestemming vragen om je persoonsgegevens te verwerken en zullen we je persoonsgegevens alleen verwerken als je daarmee akkoord gaat. Deze rechtsgrond legitimeert de verwerking van persoonsgegevens die plaatsvindt bij de volgende activiteiten:
- Marketingactiviteiten: Als je geen hotel hebt geboekt op de boekingswebsite, maar ons wel je toestemming hebt gegeven, verwerken we je naam, e-mailadres en (optioneel) telefoonnummer om je speciale hotel- en/of prijsdeals te sturen en je te informeren over een achtergelaten winkelwagen.
- Analyse van je browsegegevens: We verwerken je browsegegevens alleen om te bepalen waar je interesses liggen, als je ons daarvoor je uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven. Met jouw browsegegevens kan de inhoud op onze boekingswebsite worden afgestemd op jouw behoeften en kan een beoordeling worden gemaakt van welke diensten mogelijk interessant voor jou zijn.
Overdracht aan derden
We kunnen je persoonsgegevens delen met de volgende categorieën derden voor de doeleinden die in dit privacybeleid worden beschreven:
Hotels
Om je boeking af te ronden, zullen we je relevante boekingsgegevens met het hotel delen om je boeking te voltooien, zoals je voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en betalingsgegevens, verzoeken, informatie met betrekking tot geschillen en alle andere informatie of voorkeuren die je hebt opgegeven toen je je boeking maakte.
Gelieerde bedrijven
We kunnen je persoonsgegevens delen met onze gelieerde bedrijven, die deze gegevens kunnen gebruiken om je diensten aan te bieden in overeenstemming met de doeleinden die in dit privacybeleid zijn genoemd.
Dienstverleners
We kunnen jouw persoonsgegevens delen met onze dienstverleners, zoals partijen die we hebben ingehuurd om onze diensten te leveren en te ondersteunen of om te helpen bij het beschermen van onze systemen en andere bedrijfsgerelateerde functies. Dit omvat aanbieders van cloudhosting, analyse, klantenservicetools en AI-diensten die ons bijvoorbeeld helpen om je supportverzoeken sneller te beantwoorden. Deze aanbieders handelen volgens onze instructies en mogen je gegevens uitsluitend gebruiken om hun dienst aan ons te leveren. Het is hun niet toegestaan deze voor eigen doeleinden te gebruiken, waaronder het trainen van hun eigen AI-modellen. We zullen ervoor zorgen dat jouw gegevens alleen worden gebruikt op een manier die vergelijkbaar is met of voor een vergelijkbaar doel als het doel waarvoor jouw persoonsgegevens zijn verzameld, en alleen in overeenstemming met dit privacybeleid en eventuele wettelijke verplichtingen.
Bevoegde wetshandhavings-, regelgevende of overheidsinstanties
We kunnen persoonsgegevens met derden delen als we daartoe verplicht zijn op grond van een wettelijke bepaling of een beslissing van de rechter of een toezichthoudende instantie, of als dit noodzakelijk is in het belang van het voorkomen, opsporen of vervolgen van strafbare feiten (zoals fraude of oplichting).
Advertentiepartijen
We kunnen samenwerken met advertentienetwerken van derden (Google) en sociale mediaplatforms (zoals Facebook en LinkedIn) om advertenties op onze boekingswebsite weer te geven of om onze advertenties op andere websites te beheren en weer te geven. Wij en onze externe partners kunnen cookies en andere vergelijkbare trackingtechnologieën gebruiken om informatie te verzamelen over je activiteiten op de boekingswebsite om je gerichte reclame te bieden op basis van je browseactiviteiten en interesses. Voor meer informatie, raadpleeg ons cookiebeleid.
Bedrijfstransacties
We kunnen je persoonsgegevens openbaar maken of overdragen in verband met een fusie, overname, reorganisatie, verkoop of overdracht van Vio of onze gelieerde bedrijven, of een deel daarvan, of in de loop van onderhandelingen over dergelijke transacties.
Onderzoek
Gebruikersonderzoeksgegevens
We verwerken alle informatie die je vrijwillig met ons deelt door deel te nemen aan enquêtes op onze boekingswebsite (rechtstreeks of via de link naar de websites van derden die op onze boekingswebsite is ingebed) of aan enquêtes die je via ons officiële Vio-e-mailadres zijn toegestuurd. Door de enquête 'Join our Research session!' in te vullen, kun je ook toestemming geven om uitnodigingen te ontvangen voor regelmatige onderzoeken die door ons User Research-team worden uitgevoerd. Je kunt je op elk moment afmelden door op de link 'Uitschrijven' te klikken die in elke onderzoeksgerelateerde communicatie is opgenomen.
Als je bovendien deelneemt aan onze regelmatige gebruikersonderzoeken, verwerken we ook alle onderzoeksgerelateerde informatie (afhankelijk van het type onderzoek kan dit enquêteantwoorden, schermopnamen, gezichtsopnamen & stemopnamen omvatten die tijdens deze onderzoekssessies zijn gemaakt). We kunnen de informatie die je tijdens die onderzoeken en door deelname aan onze enquêtes hebt verstrekt, koppelen aan je activiteit op onze boekingswebsite.
Bewaarperioden
Als je hebt deelgenomen aan onze enquête 'Join our Research session!' en toestemming hebt gegeven om uitnodigingen te ontvangen voor regelmatige onderzoeken die door het User Research-team worden uitgevoerd, kunnen we de persoonsgegevens die je in deze enquête hebt verstrekt gedurende 12 maanden opslaan op platforms van derden (bijv. gebruikersonderzoeks- en gegevensopslagplatforms). Daarna verwijderen we deze informatie van de platforms van derden en slaan we deze intern op totdat je besluit je af te melden voor uitnodigingen voor regelmatige onderzoeken van ons User Research-team, ons verzoekt je persoonsgegevens te verwijderen of je account te verwijderen, of 36 maanden inactief bent.
Als je deelneemt aan een van onze gebruikersonderzoeken of andere enquêtes, slaan we je persoonsgegevens gedurende 12 maanden intern en op platforms van derden op (bijv. gebruikersonderzoeks- en gegevensopslagplatforms), tenzij je ons eerder verzoekt je persoonsgegevens te verwijderen of je account te verwijderen. Daarna verwijderen we de informatie van de platforms van derden, depersonaliseren we deze en slaan we deze voor onbepaalde tijd intern op.
Gebruik van diensten van derden
Gebruikersonderzoeksplatforms en gegevensopslagplatforms. We kunnen de persoonsgegevens die jij vrijwillig verstrekt hebt, verzamelen en opslaan terwijl je deelneemt aan onze gebruikersonderzoeken (enquêtes, gebruikersinterviews, bruikbaarheidstests, enz.), door gebruik te maken van gebruikersonderzoeksplatforms van derden of gegevensopslagdiensten die eigendom zijn van of worden beheerd door andere entiteiten. We zullen ervoor zorgen dat je gegevens alleen worden gebruikt op een manier die vergelijkbaar is met of voor een vergelijkbaar doel als het doel waarvoor je persoonsgegevens zijn verzameld, en alleen in overeenstemming met dit Privacybeleid en eventuele wettelijke verplichtingen.
Voor welke doeleinden we gegevens verzamelen
Analyse van gegevens uit gebruikersonderzoeken. We verwerken alleen de gegevens die je verstrekt tijdens gebruikersonderzoeken en door deel te nemen aan enquêtes om te bepalen hoe we onze producten kunnen verbeteren zodat ze handiger en voordeliger zijn voor onze gebruikers in het algemeen.
Cookies
Cookies accepteren, weigeren en verwijderen
Cookies waarvoor jouw toestemming vereist is, worden alleen op jouw apparaat geplaatst als je dit hebt toegestaan door op de accepteerknop te klikken in de cookiebanner die je bij jouw eerste bezoek aan onze website zult zien.
Je kunt je cookies ook beheren via de instellingen van je browser. Je kunt je browser zo instellen dat er geen cookies worden opgeslagen, je kunt elke cookie toestaan of weigeren, of alle cookies worden verwijderd wanneer je je browser sluit.
Cookies worden geplaatst op elk apparaat waarop je websites bezoekt. Als je helemaal geen cookies meer wilt ontvangen, moet je de instellingen op alle apparaten die je gebruikt aanpassen. Als je cookies weigert en/of verwijdert, kan dit ook gevolgen hebben voor de functionele cookies. Dit kan de mogelijkheden beperken om onze website of delen ervan te gebruiken.
Hoe we cookies gebruiken
Om ervoor te zorgen dat je het meeste uit de gebruikerservaring op de boekingswebsite haalt, verzamelen we bepaalde informatie of 'cookies'. Cookies worden gebruikt zodat de boekingswebsite bepaalde informatie naar je browser kan sturen en je browser die informatie op een later moment kan terugsturen. Dit betekent dat wanneer je in de toekomst op de boekingswebsite surft, je browser ons gegevens zal sturen over je eerdere activiteit op onze boekingswebsite, zodat je een optimale gebruikerservaring krijgt. Voor meer informatie, raadpleeg ons cookiebeleid.
Beveiliging
We hebben technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, manipulatie en ongeoorloofde toegang. Al onze medewerkers en alle personen die betrokken zijn bij de gegevensverwerking, zijn verplicht om de wetten inzake gegevensbescherming na te leven en vertrouwelijk om te gaan met persoonsgegevens. In het geval van het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens, wordt de informatie in versleutelde vorm verzonden om misbruik van de gegevens door derden te voorkomen. Onze beveiligingsmaatregelen worden voortdurend aangepast aan de technologische ontwikkelingen.
We willen je erop wijzen dat gegevensoverdracht via internet (bijv. bij e-mailcommunicatie) beveiligingslekken kan hebben. Het is niet mogelijk om dergelijke gegevens volledig te beschermen tegen toegang door derden. We zullen persoonsgegevens echter altijd verwerken op een manier die een passende beveiliging van de persoonsgegevens waarborgt, met inbegrip van bescherming tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging, met behulp van passende technische of organisatorische maatregelen.
Opslag
We slaan je persoonsgegevens op voor een beperkte periode, die varieert afhankelijk van het type activiteit waarbij je persoonsgegevens worden verwerkt. Na deze beperkte periode worden je gegevens definitief gewist of worden ze op een andere manier onomkeerbaar anoniem gemaakt. Je persoonsgegevens worden opgeslagen in overeenstemming met de onderstaande voorwaarden en criteria:
- Boekingsgegevens: We bewaren je persoonsgegevens tot zes maanden na de uitcheckdatum van je laatste boeking bij ons. De factureringsgegevens worden tien jaar na de factuurdatum bewaard.
- Lidmaatschapsaccount en boekingsgeschiedenis: Als je een account bij Vio hebt aangemaakt, bewaren we je persoonsgegevens zolang je ons niet hebt verzocht je persoonsgegevens te verwijderen of je account te verwijderen, of zolang je ten minste eenmaal per 36 maanden actief bent.
- Cv en/of sollicitatiebrief: We bewaren je cv en/of sollicitatiebrief maximaal 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure, of met jouw toestemming maximaal 3 jaar.
- Gegevens met betrekking tot je verzoeken of vragen: We bewaren je persoonsgegevens, inclusief de contactgegevens die je in de e-mail invult, gedurende zes maanden nadat je verzoek is afgehandeld of je vragen zijn beantwoord, zodat we je gemakkelijk kunnen helpen als je over dezelfde kwestie bij ons terugkomt.
- Gegevens die worden gebruikt voor commerciële communicatie: We bewaren je persoonsgegevens voor het versturen van commerciële communicatie totdat je bezwaar maakt door je uit te schrijven voor de mailinglijst, of tot twee jaar na je laatste boeking.
- Locatiegegevens: We bewaren je locatiegegevens voor de duur van het gebruik van de boekingswebsite.
- Browsegegevens: We bewaren je browsegegevens in combinatie met andere informatie uit cookies gedurende maximaal zes maanden.
Internationale gegevensdoorgiften
Onze primaire productiesystemen worden gehost in de Europese Economische Ruimte (EER). Sommige van onze dienstverleners verwerken persoonsgegevens in de Verenigde Staten. Deze doorgiften worden gedekt door de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen of, wanneer de aanbieder gecertificeerd is, door het EU-US Data Privacy Framework. Je kunt meer informatie over deze waarborgen opvragen, waaronder een kopie van de toepasselijke bepalingen, door contact op te nemen met privacy@vio.com.
Wijzigingen in dit privacybeleid
We behouden ons het recht voor om deze verklaring te wijzigen. We raden je aan deze verklaring regelmatig te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.
Jouw privacyrechten
Je hebt het recht om de persoonsgegevens die we van je hebben verzameld in te zien en te wijzigen. Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. In bepaalde gevallen kun je ons ook vragen om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken, je gegevens te wissen, je gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke of je gegevens te laten verwijderen. Als je een van deze handelingen wilt verrichten, stuur dan een verzoek naar: privacy@vio.com en geef aan dat het om een verzoek met betrekking tot persoonsgegevens gaat.
Voeg een kopie van je identiteitsbewijs toe, zodat we er zeker van kunnen zijn dat jij degene bent die het verzoek indient. Zorg ervoor dat je je paspoortfoto en burgerservicenummer verbergt. Dit is om je privacy te beschermen. Voer ook je privéadres in. Je ontvangt binnen één maand na je verzoek een overzicht van je gegevens of een reactie op je verzoek. We slaan deze informatie op totdat we zeker weten dat je tevreden bent met onze reactie.
Recht om een klacht in te dienen
Je kunt een klacht indienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Als we niet voldoen aan jouw verzoek om toegang, rectificatie, bezwaar, beperking, verwijdering of overdracht van jouw persoonsgegevens, kun je een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit in jouw land.
Als je niet tevreden bent met de manier waarop de klacht is opgelost, kun je beroep aantekenen bij de rechtbank.
De Engelse versie van dit document is het origineel. Versies in andere talen zijn vertalingen die voor je gemak worden aangeboden. Bij een geschil over dit document, of bij een discrepantie tussen de Engelse versie en een vertaling, is de Engelse versie van het document van toepassing.